Organizar sus oficinas en espacio abierto. Hoy en día, muchas empresas optan por un open space. Este tipo de configuración del espacio de trabajo es muy común y se ha demostrado ser efectivo. Si está buscando consejos para organizar adecuadamente sus oficinas en un espacio abierto, está en el lugar adecuado. Valemob le guiará para tomar las decisiones correctas y beneficiarse de condiciones de trabajo óptimas.
¿Qué es un espacio abierto?
Si traducimos esta palabra del inglés, open space significa espacio abierto o área abierta. Esta traducción nos da una idea bastante clara de lo que se trata. Para ser más precisos, este término se refiere a oficinas profesionales que no están separadas por tabiques. Es un lugar de trabajo colectivo donde los colaboradores trabajan uno al lado del otro o frente a frente en la misma sala. Esto facilita el intercambio y el trabajo en equipo. Los espacios abiertos generalmente están equipados con escritorios « en islas » o puestos múltiples, también llamados bench.
¿Por qué optar por un espacio abierto?
Si tantas empresas eligen oficinas compartidas es porque los beneficios del espacio abierto son numerosos.
Ahorro de gastos
El despacho sin divisiones significa inevitablemente un ahorro de espacio. El espacio abierto tiene una ventaja considerable en empresas con grandes equipos. Todos están reunidos en el mismo lugar, lo que permite reducir la superficie utilizada en las instalaciones y, por lo tanto, ahorrar algunos metros cuadrados. Esto es especialmente importante en algunas regiones donde el precio de la propiedad inmobiliaria es significativamente alto. Además de la superficie de las instalaciones, también ahorra en el mobiliario de oficina. En lugar de comprar un escritorio individual para cada empleado, solo necesita algunos bench donde varios empleados puedan trabajar al mismo tiempo.
Una mejor comunicación
La comunicación es fundamental en una empresa y en un equipo. Este modelo de oficinas abiertas fomenta el intercambio entre los empleados. La comunicación es más fluida y puede ser instantánea. También le permite desarrollar la creatividad y encontrar fácilmente nuevas ideas o soluciones al intercambiar directamente sobre un mismo proyecto.
Un espacio modulable
En un espacio abierto, puede ocupar el espacio como lo desee. Puede crear islas en las cuales pueda reunir a los miembros de un mismo servicio. Además, si es una empresa con picos importantes de actividad, puede recibir fácilmente a nuevos empleados, aprendices, becarios, etc.
Un entorno de trabajo acogedor
A veces es difícil motivarse para trabajar cuando uno está solo en su oficina frente a su pantalla. Trabajar en un espacio abierto permite estar rodeado de colegas y evolucionar en un entorno acogedor donde uno se siente bien.
Desventajas del espacio abierto
Un entorno profesional con una oficina abierta no siempre resulta ideal en algunos casos.
Aunque esto permite fomentar el intercambio entre los colaboradores, se puede considerar que el espacio abierto no es necesariamente un lugar propicio para la concentración. Algunos trabajos y ciertos tipos de personas prefieren un entorno tranquilo y libre de distracciones. El trasiego de colegas, las conversaciones en la oficina o por teléfono, los ruidos del teclado, todos estos elementos a veces pueden molestar y afectar a la productividad de cada uno. Además, puede ser tentador querer conversar con un colega en lugar de trabajar. En este sentido, el espacio abierto tiene sus limitaciones. Sin embargo, existen soluciones para mejorar esto, lo cual veremos con más detalle en el resto de este artículo.
Algunos empleados también pueden sentir que están siendo vigilados en su trabajo. De hecho, al estar en la misma oficina que sus superiores jerárquicos, pueden sentirse desestabilizados e incluso estresados. Esto puede afectar la calidad de su trabajo.
Por lo tanto, vemos que el espacio abierto es común en las empresas porque tiene muchos beneficios, pero también tiene sus limitaciones que generalmente están relacionadas con la personalidad del empleado y su forma de trabajar. Teniendo en cuenta estos diferentes elementos, ahora presentaremos algunas soluciones para hacer que su espacio abierto sea un lugar de trabajo ideal para todos los miembros de la empresa.
¿Cómo organizar adecuadamente sus oficinas en espacio abierto?
Si optar por una configuración en espacio abierto es una opción acertada para las empresas, su disposición no se realiza sin un mínimo de reflexión. Para garantizar un entorno profesional óptimo para cada empleado, hay varios elementos a tener en cuenta que abordaremos a continuación.
Antes de eso, es importante recordar que se recomienda para los espacios de trabajo un mínimo de 11m² por persona en una oficina de espacio abierto. Para los pasillos y la circulación de personas, cuente entre 80 y 90 cm para un solo sentido y 150 cm si dos personas se cruzan o para facilitar el paso de una silla de ruedas. En el contexto de la pandemia de Covid 19, sin embargo, recordamos que se deben respetar las reglas de distanciamiento social y el uso de mascarillas es obligatorio.
A continuación, presentamos los diferentes puntos importantes para crear un espacio de trabajo en espacio abierto:
La iluminación
Ya sea una oficina tradicional, un espacio abierto o incluso teletrabajo, una buena iluminación es indispensable. Una buena luminosidad evitará que sus ojos se cansen frente a la pantalla de su ordenador y permitirá una mejor concentración. En un espacio abierto, es necesario garantizar una buena luminosidad para todo el personal con una distribución homogénea de las fuentes de luz. Piense en las lámparas de escritorio. Tenga en cuenta que es mejor favorecer la iluminación natural y por lo tanto trabajar en locales con grandes ventanas para dejar entrar la luz del día.
Los colores
Los colores brillantes pueden volverse agresivos rápidamente y perjudicar la concentración. Esto no significa que deba prohibir el color, pero es mejor optar por tonos más suaves como tonos pastel que combinen con tonos neutros y materiales naturales como la madera.
Conservar cierta privacidad
La falta de privacidad en un espacio abierto puede ser una verdadera dificultad para algunos empleados. Es importante que puedan tener su propio espacio personal en este lugar colectivo. Equipe sus escritorios con separadores para que el empleado no sienta que está siendo observado y pueda concentrarse. También puede crear un espacio cerrado con plantas y soluciones de almacenamiento.
Reducir el ruido
Otro inconveniente: las molestias sonoras que se multiplican en espacios de trabajo colectivos. Sin embargo, existen soluciones para no dejarse distraer por el ruido. Piense en materiales que limiten la propagación del sonido como alfombras en el suelo o tapetes para evitar ruidos de sillas rodantes. También puede instalar paneles acústicos en las paredes. Por último, existen bancos con separadores que absorben el ruido. Los auriculares con música siguen siendo una excelente solución para tareas que requieren mucha atención.
La decoración
Evite sobrecargar demasiado un espacio abierto. Lo ideal es crear un entorno bastante neutral y permitir a los empleados personalizar su escritorio con objetos o fotos. Se sentirán más cómodos trabajando en un espacio de trabajo que refleje su personalidad. Además, no dude en poner varias plantas en el espacio abierto para darle verdadera vida a la habitación.
La ubicación de los escritorios
La ubicación de los escritorios debe pensarse para favorecer la concentración. Para ello, le recomendamos:
- Evitar colocar un escritorio de espaldas a una ventana para evitar reflejos en las pantallas.
- Alejar los escritorios de las puertas: las entradas y salidas del personal. Las aperturas, cierres y posibles golpes pueden resultar molestos.
La ubicación de los colaboradores
Al igual que con la ubicación de los escritorios, también debe considerar la disposición de las personas. Le recomendamos agrupar a los empleados por tipo de trabajo, aproximar a aquellos que tienen más probabilidades de interactuar entre sí. Coloque a las personas más solicitadas en los bordes del espacio abierto y no en el centro para no molestar a los demás. También puede aislar más a aquellos que trabajan de forma autónoma y necesitan interactuar menos con los demás.
El almacenamiento
Las soluciones de almacenamiento son indispensables en el lugar de trabajo. Sin embargo, con los numerosos escritorios en islas, no se recomienda sobrecargar la habitación con demasiados muebles. Coloque sus armarios a lo largo de las paredes. Para ahorrar espacio adicional, le recomendamos optar por un armario de oficina con puertas corredizas o cortinas. Finalmente, coloque un cajón de escritorio por colaborador para deslizar fácilmente debajo del escritorio.
Las instalaciones informáticas
Un espacio abierto es un lugar de tránsito, no sería prudente dejar cables de computadoras y otros dispositivos eléctricos tirados por el suelo. Además, no es estético. Para esto, opta por bancos con un agujero en el centro para pasar los cables. También puede añadir una canaleta debajo del escritorio para evitar que los cables se enreden.
Aplicando estos consejos, su espacio abierto se convierte en un lugar de trabajo agradable y bien organizado. De este modo, garantiza a sus colaboradores un trabajo colectivo en las mejores condiciones.
