¿Cómo organizar un vestíbulo de recepción? Su vestíbulo de recepción es un lugar tan importante como cualquier otra área de su empresa. Aquí es donde sus visitantes tendrán una primera impresión de su compañía. Por lo tanto, es importante cuidarlo para convertirlo en un espacio agradable y acogedor. En este artículo, nuestros expertos le brindan consejos para organizar adecuadamente su área de recepción en la empresa.
¿Qué es un área de recepción?
El área de recepción es el primer lugar de la empresa que verán sus visitantes, ya sean clientes, pacientes, proveedores o candidatos. No es solo un lugar de paso para los visitantes. De hecho, el vestíbulo de recepción tiene más de una función. Por supuesto, su principal función es recibir a sus visitantes, pero también puede ser un lugar de espera o de trabajo. En este contexto, varios arreglos son indispensables para convertirlo en el vestíbulo de recepción ideal para su empresa.
La importancia de organizar bien su vestíbulo de recepción
No siempre sabe en qué estado de ánimo están sus visitantes cuando llegan a sus instalaciones. Pueden estar estresados, no haber encontrado fácilmente el lugar, haber hecho un largo viaje para llegar o temer llegar tarde. Si, además de estos factores, llegan a un lugar oscuro, poco acogedor o ruidoso, no tendrán una imagen muy positiva de su empresa. Lo mismo ocurre con sus empleados, que no tendrán mucha motivación para ir a trabajar si el lugar no es acogedor. Por todas estas razones, cuidar la apariencia de su vestíbulo de recepción es primordial. Refleja su identidad, sus valores y tendrá un impacto directo en la percepción de sus visitantes sobre su empresa.
¿Dónde ubicar mi área de recepción?
Obviamente, el área de recepción debe estar cerca de su puerta de entrada. Sin embargo, debe estar lo suficientemente aislada de las oficinas y de la sala de reuniones por razones obvias de confidencialidad.
¿Cómo organizar su vestíbulo de recepción?
El mostrador de recepción
Dado que aquí es donde sus visitantes se dirigen para presentarse, generalmente es lo primero que se ve al entrar en sus instalaciones y, por lo tanto, se encuentra lo más cerca posible de la puerta. Este mostrador de recepción tiene varias funciones. Sirve tanto a sus visitantes para presentarse y / o realizar trámites administrativos, como al recepcionista cuyo es su lugar de trabajo. Por lo tanto, debe asegurarse de que este mobiliario sea adecuado en ambos casos. Asegúrese de que sea lo suficientemente profundo y con almacenamiento disponible para crear un puesto de recepción práctico. También debe pensar en adaptarlo para todos los visitantes, especialmente a las personas con mobilidad reducida.
Un espacio de espera cómodo
El vestíbulo de recepción no solo sirve para dar la bienvenida. También permite a las personas esperar durante más o menos tiempo según el contexto. En cualquier caso, la comodidad es primordial. Para ello, asegúrese de proporcionar a sus visitantes asientos de espera como sillones o sofás en los que puedan esperar cómodamente. También puede colocar revistas o folletos en una mesa baja para que puedan hojear mientras esperan, así como un dispensador de agua o una máquina de café.
Luminosidad
Un vestíbulo de recepción es mucho más agradable cuando está bien iluminado. Idealmente, su área de recepción debe estar inundada de luz natural a través de grandes ventanales. Cuando esto no es posible, piense en multiplicar las fuentes de luz sin que resulten agresivas. Asegúrese especialmente de iluminar bien el mostrador de recepción para una comodidad visual óptima al completar documentos o usar el ordenador.
Buena acústica
El vestíbulo de recepción es un lugar de paso que puede ser ruidoso y molestar a los visitantes y al trabajo de los secretarios. Existen soluciones para optimizar la acústica de su vestíbulo de recepción como mamparas diseñadas para este fin. El lugar debe ser tranquilo y permitir facilitar los intercambios en recepción mientras se mantiene suficiente confidencialidad.
Señalización
Este lugar de encuentro y de paso entre los visitantes y los miembros de la empresa, también es el mejor lugar para interactuar. Por lo tanto, puede colocar sus folletos y elementos de comunicación de manera destacada en portafolios. También recuerde mostrar sus instrucciones de seguridad.
Decoración
Nada mejor que un poco de decoración para hacer que su vestíbulo de recepción sea aún más agradable. Bonitas lámparas, plantas, cuadros, muebles originales... ¡todas las ideas son buenas para dar vida a estos espacios! También puede imaginar un área en armonía con su identidad visual con un bonito letrero y un vestíbulo en los colores de su empresa.
No olvide algunos puntos esenciales:
Una señalización efectiva
Es importante que sus visitantes puedan orientarse fácilmente en sus instalaciones desde su entrada a la empresa. Por lo tanto, es fundamental establecer una señalización legible, visible y comprensible para todos sus visitantes, comenzando con letreros direccionales e identificación clara de los diferentes lugares de su empresa. También recuerde la seguridad con la señalización de incendios, de evacuación, etc. También piense en el marcaje en el suelo para establecer una zona de confidencialidad.
Accesibilidad
Un vestíbulo de recepción agradable, sí, pero también asegúrese de que sea accesible para todos. Piense, por ejemplo, en equipar si es necesario su entrada con una rampa de acceso para PMR para el paso de una silla de ruedas. Piense en la señalización en braille y en la franja de ayuda a la orientación para personas con discapacidad visual, o en el bucle magnético en la recepción para personas con discapacidad auditiva.
¡Siga estos consejos y su vestíbulo de recepción será un lugar muy agradable! Al abrir la puerta de su empresa, sus visitantes estarán encantados de ser recibidos en las mejores condiciones y se sentirán cómodos y tranquilos.
